تعاریف مهندسی مجدد

براساس تعریف مایکل همر مهندسی مجدد عبارت است از «باز اندیشی بنیادین و طراحی مجدد و ریشه ای فرایندها برای دستیابی به بهبودهای چشمگیر در معیارهای حساس عملکردی مانند هزینه، کیفیت، خدمت و سرعت » این تعریف یکی از بهترین شرح های مهندسی مجدد می باشد که به تعداد قابل ملاحظه ای در مجلات آورده شده است مایکل همر ۴ کلمه ی کلیدی را در تعریف خود آورده که عبارت انداز:

  • بنیادین

دو مساله مطرح می شود که دلایل وجود شرکت ها می باشند. ماچه کاری را انجام می دهیم؟ و چرا آن را به این صورت انجام می دهیم؟ همانطور که همر اشاره نمود افراد با این سوال به سمتی هدایت می شوند که روش های نامستعمل، نامناسب و اشتباه را کنار بگذارند. مهندسی مجدد به معنی شروع از ابتدا بدون هیچ گونه پیش فرضی می باشد و ابتدا تعیین می کند که سازمان چه کاری را انجام دهد و ثانیا آن را چگونه انجام دهد.

  • ریشه ای

طراحی مجدد فرآیندها به این معنی می باشد که به دنبال ریشه کارها باشیم نه بهبود برنامه های موجود و کشمکش با مسئله بهینه سازی برطبق نظر همر طراحی مجدد و ریشه ای، یعنی اینکه کلیه برنامه ها و ساختارهای موجود را کنار گذاشته و راه های کاملا جدیدی برای انجام کار ارائه نمائیم.

  • چشمگیر

مهندسی مجدد راهی برای رسیدن به بهبودهای جزئی نمی باشد بلکه برای رسیدن به تحولی بزرگ می باشد.

  • فرایندها

فرایند گرایی یکی از مهم ترین ملاحظات BPR می باشد. همر بیان می نماید که اکثر شرکت ها به جای فرایندها برفعالیت ها افراد و ساختار تمرکز می نمایند.

مفهوم مهندسی مجدد

همانطور که اشاره شد استفاده از آخرین تکنولوژی در فرایندهای موجود راه حل معتبری برای حل مشکل نیست، راه حل آن در تفکر و باز اندیشی مجدد فعالیت ها و برای ایجاد بنیانی برای فرایندها می باشد. طراحی مجدد فرایندها بصورت کارا، فعالیت های غیر ضروری را حذف نموده و فعالیت های فرایند گرا را جایگزین فعالیت های وظیفه گرای سازمان نموده و از فن آوری اطلاعات استفاده می نمایند که با بکارگیری مهندسی مجدد سرعت، بهره وری، خدمت کیفیت و نوآوری بدست می آید. مهندسی مجدد شامل تجزیه و تحلیل ریشه ای سازمان و طراحی مجدد موارد زیر می باشد.

  • ساختار سازمانی
  • شرح وظایف
  • ساختار پاداش دهی در سازمان
  • جریان های کار
  • فرایند کنترل و در بعضی موارد
  • ارزیابی مجدد فرهنگ و فلسفه سازمانی

به طور کلی مهندسی مجدد شامل۴ عنصر استراتژی، فرایندها، تکنولوژی و کارکنان می باشد. استراتژی و فرایند ها زمینه ای برای بهره برداری از تکنولوژی ها و طراحی مجدد سیستم کاری کارکنان ایجاد می نماید.

ابعاد مهندسی مجدد

۹ بعد برای مهندسی مجدد تعریف شده است که ما آن ها را به ۳ لایه تقسیم کردیم. اولین آن که بسیار مشهود است و ارتباط و سروکار با آن بسیار زیاد است، لایه فیزیکی / تکنیکی است در دل این لایه ابعاد ساختار فرایندی و ساختار تکنولوژیکی و ساختار سازمانی وجود دارند. اینها اساس عملیاتی سازمان را فراهم می کنند. لایه ی دوم: که لایه اساسی است شامل ساختار پاداش، سیستم های ارزیابی و روش های مدیریتی است. اینها لایه های عملیاتی، فیزیکی / تکنیکی را حمایت و پشتیبانی می کنند. لایه سوم: که کمتر قابل مشاهده است و از نظر ایجاد تغییرات مشکل ترین حالت است، که دارای ابعادی همچون فرهنگ سازمانی، توان سیاسی و عقیده و اعتقادات افراد است با درک و فهمیدن هریک از این لایه ها و ابعاد آن ها می توان مهندسی مجدد را به صورت موفق فرموله کرد.

۱- ابعاد فیزیکی / تکنیکی

در این مرحله تلاش تیم های مهندسی مجدد به صورت غلط متمرکز می شود. به دلیل اینکه ابعاد فیزیکی / تکنیکی به راحتی قابل مشاهده و انجام هستند چرا که اگر تمام سعی روی این ابعاد متمرکز شود پروژه مهندسی مجدد منجربه شکست خواهد شد. همچنین درون این لایه که ابعاد، ساختار فرایندی، ساختار تکنولوژیکی و ساختار سازمانی مطرح است. اگر خارج از تنظیم باشند باعث بروز مشکلات عملیاتی در سازمان خواهند شد. که در این لایه ساختار فرایندی، تکنولوژیکی و ساختار سازمانی وجود دارند. الف) ساختار فرایندی ب) ساختار تکنولوژیکی ج) ساختار سازمانی

۲- ابعاد سیاسی

شرح سیاست گذاری ها و مراحل اجرائی تاثیر زیادی برچگونگی انجام ابعاد فیزیکی و تکنیکی دارد. که مبتنی بر برنامه های اصلی به صورت روزانه اجرا می گردند. بنابراین اگر ابعاد فیزیکی / تکنیکی منجربه تغییر شد، ابعاد سیاسی هم تغییر می کنند، بخاطر اینکه ابعاد اساسی با رفتارهای عملیاتی که بدان سان تمایل شده اند تقویت می شوند.

۳- ابعاد ارزشی

ابعاد ارزشی اغلب از ابعاد نامرئی هستند که به صورت فرهنگ سازمانی و رفتار محرک تعریف می شوند. اینها از مواردی هستند که باید در فلسفه های بهبود و رهبری سازمان به کار روند (ظاهر گردند ) اگر این ابعاد طوری تنظیم شوند که سبب حمایت رفتار تقویت شده عملیات مهندسی مجدد نشوند در آن صورت حتی بهترین طراحی مهندسی مجدد درمرحله ی ابتدائی اجرا ناتوان می ماند. که در این بعد مهندسی مجدد مسائل زیر مطرح می باشد. الف) فرهنگ سازمانی ب) توان سیاسی افراد ج) سیستم های اعتقادی افراد

مقایسه مهندسی مجدد با مدیریت کیفیت جامع

TQM و مهندسی مجدد هر دو نگاه فرایندی داشته و برروی مشتری تاکید دارند. TQM شامل مشارکت کلیه افراد و از سمت پایین به بالا است. عمدتاً شامل بهبود وظایف می باشد، ارزیابی ها پیوسته بوده و تغییرات به شکل مستمرو خزشی صورت می گیرد. اما مهندسی مجدد با شرکت یک گروه خاص و از بالا به پایین بوده و اصرار برفرایندهای کاری به صورت وظایف کاری به هم پیوسته در کل سازمان دارد. IT یک ابزار جنبی در TQM می باشد ولی برای مهندسی مجدد یک فاکتور کلیدی می باشد. البته بایستی متخصصان توسعه سازمانی بطور روشن برتری و امتیاز بین تغییرات اساسی با تغییرات مستمر را ارائه کننده از آن جائی که تغییرات در مهندسی مجدد در یک مقیاس بزرگی اتفاق می افتد، بنابراین دانستن مشخصه های تغییرات یک امر ضروری است. در زیر یک تقسیم بندی و مقایسه بین BPR و نظریه بهبود مستمر ارائه می شود.


Bprvstqm.jpg


ابزارهای مهندسی مجدد

در این قسمت ابزارها و تکنیک های مورد نیاز پروژه مهندسی مجدد اشاره می شود. بکارگیری ابزارها و تکنیک ها منوط به نوع مساله و شرایط محیطی می باشد و باید در انتخاب آن ها دقت شود. این ابزارها به ۳ دسته تقسیم می شوند:

۱- ابزارهای تحلیل مشتریان / سازمان / بازار

از مدل های زیر جهت تحلیل مشتریان استفاده می شود.

  • مدل پنج P
  • مدل تحلیلی SWOT
  • ماتریس در سطح کیفیت / قیمت فروش
  • مدل در بازار فروش در مقابل محصولات جدید
  • ماتریس «رشد / سهم بازار
  • پویایی راهبردهای رقابتی
  • مدل نیروهای پنج گانه رقابتی بورتر
  • کیفیت محصول در مقابل کمیت فروش

۲- ابزارهای تحلیل عرضه کنندگان

از روش های زیر جهت تحلیل عرضه کنندگان استفاده می شود.

  • زنجیره ارزش افزوده
  • تحلیل عرضه کنندگان در مقابل سهم ارزش افزوده آن ها
  • ابزارهای تجزیه و تحلیل کارکنان شرکت

تجزیه و تحلیل کارکنان شامل ۲ بعد است یکی تحلیل های سخت و دیگری تحلیل های نرم که بعد نرم اگر از بعد سخت با اهمیت تر نباشد کم اهمیت تر نیست.

چار چوب مهندسی مجدد

با مروری گذرا می توان نتیجه گرفت که مهندسی مجدد کاربرد ترکیبی از تئوری و مفاهیم – عمدتاً از سه مورد زیر می باشد.

۱- بازاریابی: دررابطه با مزیت رقابتی، مشتری مداری و زنجیره ارزش افزوده است.

۲- تئوری سازمان: بطور کلی شامل مدیریت منابع انسانی و استراتژی های انسانی می باشد.

۳- اطلاعات: استفاده از تکنولوژی اطلاعات برای پشتیبانی از سازمان های فرایند گرا با بکارگیری سیستم ها و طراحی مناسب اطلاعات می باشد.

بکارگیریIT

استفاده از تکنولوژی اطلاعات یک توانایی تکنولوژیکی برای اجرای تغییر و پشتیبانی فرایندها می باشد که یکی از اقدامات در مرحله ی دوباره سازی می باشد. با توجه به ریشه ای بودن تغییر و قابلیت تطابق آن با تکنولوژی اطلاعات موجود ممکن است سیستم های موجود تغییر کرده یا به طور کل سیستم جدیدی جایگزین آن گردد در حالی که اولین راهکار شامل مهندسی نرم افزار بودن اثر گذاری برسخت افزار می باشد، راه دوم اغلب شامل (تغییر) سیستم های فعلی می باشد.

روابط بین فناوری اطلاعات و مهندسی مجدد فرایندهای سازمان

طراحی مجدد فرایندهای سازمان با همکاری شرکت / مشتریان، تامین کنندگان و شرکای شرکت انجام می شود در دهه ی ۹ کاهش چشمگیر هزینه های فناوری اطلاعات باعث استفاده فراوان شرکت ها از فناوری اطلاعات شده استفاده از تکنولوژی اطلاعات موانع ارتباطی میان وظایف شرکت را از بین برد. به کارگران خط تولید اختیار بخشید و نیاز به مهندسی مجدد را آشکار کرد. در بیش تر موارد تکنولوژی اطلاعات به کار اداری سرعت می بخشد و تغییرات نسبی در آن ایجاد می کند تکنولوژی اطلاعات، ابزاری در دست مدیران ارشد شرکت ها برای دستیابی به مزایای رقابتی است. استفاده همزمان از تکنولوژی اطلاعات و مهندسی مجدد سازمان را قادر می سازد که کار خود را با انعطاف پذیری و هماهنگی بیش تر و ارتباطات مناسب تر انجام دهد و تیم محور باشد. فناوری اطلاعات فراتر از یک مجموعه ابزار برای اتوماتیک کردن و ماشینی کردن فرایندهاست. استفاده نادرست از تکنولوژی اندیشه و رفتار .کهنه موجود را پابرجاتر کرده و سدی در برابر تفکر فوین و مهندسی مجدد سازمان ایجاد می کند اشتباه بزرگ بیش تر شرکت ها این است که تکنولوژی را با عینک فرایند موجود خود می نگرند، آن ها از خود می پرسند «چگونه می توانیم از تواناییهای یک تکنولوژی تازه برای پیشبرد بالا بردن و بهتر کردن آنچه اکنون انجام می دهیم استفاده کنیم» در حالی که باید چنین پرشی را مطرح نمایند« چگونه می توانیم تکنولوژی را بکار گیریم تا آنچه اکنون در توانمان نیست انجام دهیم» مهندسی مجدد برعکس خودکار کردن در پی نو آوری می باشد. رويكرد درست آن است كه فرايند هاي سازمان خود را با توجه به تكنولوژي به روز كرده و از روش هاي نوين براي انجام فعاليت خود استفاده نماييم، و در حالت ايده آل بتوانيم فعاليت هاي خود را به كل الكترونيكي كنيم.

توانایی های تکنولوژی اطلاعات و مهندسی مجدد

تکنولوژی اطلاعات از سال ۱۹۷۸ در ادارات و بخش خدمات به کار گرفته شد و از کامپیوترهای مادر مرکزی به سمت کامپیوترهای شخصی حرکت کرد موانع ارتباطی میان کارکنان و مشتریان را از بین برد. امروزه مدیران و کارکنان از هر مکانی امکان طراحی و کنترل سیستم های اطلاعاتی پیچیده سازمان را دارند. بیل گیتز در کتاب خود می نویسد: اگر در دهه های ۸۰ کیفیت بحث اصلی بود و در دهه ی ۹۰ مهندسی مجدد در دهه ۲۰۰۰ چابکی بحث اصلی سازمان هاست. گیتز طرفدار دیجیتالی شدن همه جنبه های زندگی است این سیستم های دیجتیالی توانایی لازم را به کارکنان برای تصمیم سازی و تعامل با مشتریان می دهد. همر و چمپي تکنولوژی اطلاعات را اهرمی کلیدی برای مهندسی مجدد معرفی کردند نقش تکنولوژی اطلاعات در مهندسی مجدد در ۳ فاز طبقه بندی می شود. قبل از طراحی فرایند، در حین طراحی فرایند و بعد از اتمام طراحی.

مقايسه نقش IT در فازهاي مهندسي مجدد

شرکت های زیادی توانایی فناوری اطلاعات را قبل از طراحی فرایند نادیده می گیرند اما باید توجه داشت که فناوری اطلاعات در طراحی فرایند هم تاثیر گذار است. مایکل همر توصیه می کند که ابتدا باید فرایندها مجدداً تعریف شوند و بعد از آن اتوماتیک و ماشینی گردند تکنولوژی اطلاعات نقش های زیر را در این مرحله از پروژه مهندسی مجدد دارد.

2.JPG

در پايان مي توان گفت، مهندسی مجدد به سازمان های انعطاف پذیر نیاز دارد. زیر بنای خشک موجود در سازمان باید با روان سازی همکاری میان و احدها مختلف برطرف شود.

نوشته شده توسط فرشید اشتری  | لینک ثابت |